Møterommet: En investering eller en frustrasjon?

Jan E. Slåtto-Jensen - AV & Telefoni

Etter ca halvparten av livet mitt i bransjen, er en av mine påstander at bedriftens møterom og telefoniløsning, er selve hjertet og ansiktet utad. Valget av AV, møteromsutstyr og kommunikasjonsløsninger har naturligvis stor innvirkning på både produktivitet, profesjonalitet og bunnlinje.

Gjennom mange års erfaring med befaring og evaluering av et bredt spekter av møterom, har jeg opparbeidet meg betydelig innsikt i de ulike anskaffelsesscenarioene bedrifter typisk velger. Jeg vil her dele mine observasjoner og belyse de markante forskjellene mellom de to vanligste tilnærmingene og hva de ofte fører til.

• Scenario 1: Gjør-det-selv-fellen

• Scenario 2: Med eksperten i ryggen

Hvilket scenario du velger, gir enorme innvirkninger på følgende viktige punkter:

• Tidsforbruk

• Montering

• Opplæring

• Sluttresultat

• Support

• Vedlikehold

• Omdømme (internt og eksternt)

• Effektivitet og produktivitet

Scenario 1: Gjør-det-selv-fellen – en snarvei som kan koste dyrt

Mange bedrifter blir fristet til å bestille møteromsutstyr fra en nettbutikk eller en stor aktør/kjede som forsøker å være billigst og best på absolutt alt. Det virker enkelt, raskt og kostnadseffektivt. Man velger det utstyret man tror vil dekke behovet, kanskje basert på et par raske søk og produktbeskrivelser eller råd fra en som egentlig er best på mobiltelefoner eller PCer. Deretter forsøker man å montere alt selv, eller engasjerer en elektriker uten spesifikk erfaring med AV-utstyr.

Fra kjøp til drift

* Før kjøp: En rask og ofte overfladisk kartlegging av behov. Fokus er gjerne på pris og umiddelbar tilgjengelighet.

* Kjøp og levering: Enkel bestilling og rask levering av enkeltkomponenter.

* Montering og installasjon: Her begynner utfordringene. Komponenter som ikke snakker sammen, tekniske feil, manglende kabler, kompliserte oppsett og en generell usikkerhet om alt er riktig koblet. Tidkrevende feilsøking og potensielt flere turer til elektrobutikken. Elektrikeren kan montere strøm og nettverk, men har sjelden kompetansen til å konfigurere AV-utstyr og optimalisere lyd og bilde for møterommet.

* Første bruk: Skuffelsen kommer gjerne raskt. Lyden er dårlig, bildet fryser, deling av skjerm er kronglete, og det tar lang tid å få møtene i gang. Brukerne blir frustrerte, og verdifull møtetid går tapt.

* Sluttresultat: Et møterom som fungerer dårligere enn forventet. Hyppige tekniske problemer og frustrerte brukere. Dette fører til lavere produktivitet, forsinkelser og et dårlig inntrykk, spesielt i møter med eksterne parter. I verste fall ender man opp med å måtte kjøpe nytt utstyr eller engasjere en ekspert i ettertid – og da har man tapt både tid og penger.

Oppfølging i etterkant

* Opplæring: Ingen opplæring for brukerne, noe som forsterker frustrasjonen over et dårlig fungerende system.

* Support: Manglende eller svært begrenset support. Man må kontakte forskjellige leverandører for ulike komponenter, ofte uten et helhetlig bilde av problemet.

* Vedlikehold: Ingen proaktiv vedlikehold eller oppgraderingsanbefalinger.

Scenario 2: Med eksperten i ryggen – en investering som lønner seg

En langt smartere tilnærming er å kontakte en lokal ekspert innen møteromsløsninger, slik som oss i AV & Telefoni. Vi har spesialisert oss på helhetlige løsninger og forstår de unike behovene en bedrift har.

Fra kjøp til drift

* Før kjøp: En grundig behovsanalyse. Vi kommer på befaring, vurderer rommets akustikk, belysning og størrelse, samt bedriftens spesifikke kommunikasjonsbehov og budsjett. Vi stiller de riktige spørsmålene og avdekker behov man kanskje ikke selv var klar over.

* Løsningsforslag: Vi presenterer en optimal og skreddersydd løsning som garantert vil dekke alle behov, basert på anerkjente produkter som er testet og fungerer sømløst sammen.

* Leveranse og montering: Profesjonell levering og installasjon av erfarne og interne teknikere. Kabler blir skjult, utstyret blir montert korrekt, og alt blir konfigurert for optimal ytelse. Fokus er på funksjonalitet, brukervennlighet og estetikk.

* Første bruk: Møterommet fungerer akkurat som det skal – fra første stund. Det er fordi vi har kalibrert og testet alt utstyret, før du tar det i bruk. Lyd og bilde er krystallklart, systemet er intuitivt, og det er enkelt å starte møter og dele innhold.

* Sluttresultat: Et effektivt og pålitelig møterom som fremmer samarbeid og produktivitet. Brukerne er fornøyde, møtene flyter knirkefritt, og bedriften fremstår profesjonell. Dette sparer ikke bare tid og penger, men styrker også bedriftens omdømme.

Oppfølging i etterkant

* Opplæring: Grundig opplæring for alle brukere, slik at de trygt og effektivt kan benytte seg av den nye løsningen.

* Kundeservice og support: Tilgjengelig support og kundeservice for eventuelle spørsmål eller problemer. En dedikert kontaktperson som kjenner bedriftens løsning.

* Serviceavtaler og vedlikehold: Mulighet for serviceavtaler som inkluderer proaktivt vedlikehold, programvareoppdateringer og rask feilretting. Dette sikrer at møterommet alltid er oppdatert og fungerer optimalt.

* Fremtidige oppgraderinger: Rådgiving om fremtidige oppgraderinger og teknologiske fremskritt.

«Med fokus på brukervennlighet og funksjonalitet» - Jan E. Slåtto-Jensen (AV & Telefoni)

Konklusjon

Velg smart, unngå frustrasjon. Valget er tydelig. Å investere i profesjonell hjelp fra en ekspert som AV & Telefoni er ikke bare en kostnad, det er en strategisk investering som betaler seg i form av økt produktivitet, færre frustrasjoner, bedre møter og et mer profesjonelt image.

Mens gjør-det-selv-løsningen kan virke billig på kort sikt, ender den ofte opp med å bli den dyreste løsningen i det lange løp.

Hvilken vei velger du for dine møterom og medarbeidere?

Ta gjerne kontakt med oss i dag! Vi brenner for å hjelpe bedrifter med å etablere optimale møterom - som øker bedriftens effektivitet, profesjonalitet, motivasjon og lønnsomhet.

Med vår personlig oppfølging og våre drift- og supporttjenester, sikrer du investeringen - i mange år fremover.